MENGELOLA KEPEGAWAIAN ALA E-MASTER

Transformasi administrasi kepegawaian. Begitulah ide sederhana yang digagas BKD Provinsi Jawa Timur dengan aplikasi e-Master yang sekarang mereka jalankan. Namun, ide sederhana itu ternyata tumbuh besar bahkan mengubah paradigma dan melahirkan konsepsi baru. Jika sebelumnya sistem kepegawaian mengenal konsep ‘pegawai ketemu pegawai’ dalam pengurusan suatu administrasi, maka di tangan BKD Provinsi Jawa Timur konsep tersebut telah berubah seketika menjadi ‘pegawai ketemu sistem’.  

Diakui Kepala BKD Jatim, Siswo Heroetoto, SH, M.Hum., M.M. , ide ini berawal dari banyaknya keluhan PNS di Provinsi Jawa Timur karena banyaknya berkas yang harus mereka kirim. Setiap kali mengurus suatu kepentingan administrasi, entah naik pangkat ataupun pensiun misalnya, selalu saja ada berkas yang diminta BKD kepada pegawai. Hal itu menyebabkan banyak pemborosan baik itu dari segi biaya, waktu, maupun tenaga. Belum lagi ditambah terbatasnya ruang yang bisa dipakai untuk menyimpan arsip berkas pegawai yang bersangkutan. Sebagai catatan, jumlah pegawai di Provinsi Jawa Timur ini saat ini mencapai 53 ribu orang.

“Itulah sebabnya kami memutuskan untuk melakukan pembaruan. Sekarang, layanan kepegawaian kami bahkan sudah mengantongi BKN Award” ungkapnya lagi sewaktu menyambut rombongan dari BKPSDM Provinsi Kepri saat mengunjungi kantornya di Jalan Jemur Andayani 1, Surabaya. Kunjungan ini, selain sebagai ajang studi banding, juga sebagai sarana belajar, mengingat sistem manajemen kepegawaian di Jawa Timur dinobatkan sebagai salah satu terbaik dalam dua tahun terakhir.

Dalam kunjungan tersebut, dipaparkan pula bentuk transformasi administrasi kepegawaian yang dimaksud. Jika sebelumnya adminitrasi kepegawaian lebih bersifat manual dengan perlunya kirim-terima berkas, kini semua layanan kepegawaian mulai dialihkan berbasis teknologi informasi. Itu berarti semua dokumen yang ada dalam sistem diperbarui langsung oleh pegawai sendiri, dapat diakses sendiri, dimana saja, kapan saja, bahkan hanya dengan menggunakan telepon genggam.

“Satu lagi kelebihannya, dokumen yang ada pada sistem kami dapat dipastikan keasliaannya!” tegasnya lagi.

Pernyataan tersebut bukan sekadar isapan jempol. Dokumen kepegawaian yang masuk dalam e-Master memang diinput ke dalam sistem oleh pegawai sendiri sehingga kebenarannya dapat dipastikan. Ini bisa menjadi semacam bank digital yang manfaatnya langsung bisa dirasakan pegawai. Semisal pegawai lupa membawa KTP atau kartu keluarga, ia tak perlu repot-repot pulang ke rumah. Tinggal mengakses e-Master dan membuka data pribadinya, maka masalah kecil itu pun bisa seketika terselesaikan.

Kepala BKPSDM, Drs. Firdaus, M.Si mengaku tertarik untuk mengadopsi sistem ini. Bukan sekadar karena mengejar nilai baik untuk instansi, tetapi demi layanan kepegawaian yang lebih baik dan futuristik. Sistem ini, secara terpola, memuat manajemen kepegawaian yang rapih dan terstruktur. Sebut saja e-bezzeting untuk layanan pengadaan pegawai, ataupun e-pensiun untuk layanan pensiun pegawai berbasis teknologi informasi.

“Mudah-mudahan saja Provinsi Kepri bisa melakukan hal semacam ini! Ini merupakan inovasi yang bagus dan layak untuk ditiru!”

Harapan tersebut ternyata tak bertepuk sebelah tangan. Kepala BKD Provinsi Jatim menyampaikan bahwa mereka dengan senang hati akan membantu dan memfasilitasi layanan kepegawaian e-master untuk Provinsi Kepri. “Sekarang istilahnya kan bukan lagi, studi banding. Studi tiru. Tirulah jika memang bagus.” tanggap Kepala BKD Jatim. (red/NS)