SPJ CERMAT! Hadir Sebagai Jawaban atas Permasalahan Pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
Dalam rangka mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), akuntabilitas dan transparansi merupakan pilar utama yang harus diwujudkan oleh setiap instansi pemerintah. Salah satu instrumen penting yang mendukung terwujudnya prinsip tersebut adalah pengelolaan dokumentasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ). SPJ bukan hanya sekadar kelengkapan administratif saja, tetapi merupakan bentuk konkret dari tanggung jawab pelaksana kegiatan atas penggunaan anggaran negara maupun daerah. Penatausahaan dokumentasi SPJ yang tertib, lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan merupakan wujud komitmen pemerintah dalam menjalankan fungsi pelayanan publik yang efektif dan efisien.
Sesuai dengan penjelasan pasal 3 ayat 1 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, dijelaskan bahwa setiap penyelenggara negara wajib mengelola keuangan negara mencakup keseluruhan kegiatan perencanaan, penguasaan, penggunaan, pengawasan dan pertanggungjawaban secara tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatuhan. Hal ini ditujukan untuk mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang efektif, efisien, akuntabel dan transparan.
Mempertimbangkan kondisi tersebut, Amanda Juwita Sari, SE., M.Ak selaku Kepala Sub Bagian Keuangan BKD dan KORPRI Provinsi Kepulauan Riau menginisiasi lahirnya sebuah inovasi digital terhadap pengelolaan dokumen surat pertanggungjawaban sebagai sebuah upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Aparatur Sipil Negara (ASN) yang diamanahkan sebagai pelaksana penatausahaan pengelolaan pertanggungjawaban keuangan daerah melalui penguatan pemahaman dan pemanfaatan teknologi informasi.
SPJ CERMAT hadir sebagai jawaban atas permasalahan klasik dalam pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) pada Sub Bagian Keuangan yang masih bersifat manual. Selama ini, proses penyimpanan arsip SPJ menimbulkan sejumlah kendala, mulai dari keterlambatan proses verifikasi, potensi kehilangan dokumen, hingga rendahnya efisiensi kerja. Kondisi tersebut berdampak pada akuntabilitas, transparansi, serta kecepatan pelayanan keuangan yang menjadi tuntutan utama era digital saat ini. Melalui SPJ CERMAT, pengelolaan arsip SPJ didesain menjadi lebih cepat, efisien, rapi, mudah, akuntabel, dan transparan. Sehingga proses pengarsipan dan pencarian dokumen dilakukan secara lebih praktis dan aman. Dengan adanya standar alur kerja dan klasifikasi arsip, setiap dokumen dapat tertata rapi serta mudah diakses kapan pun dibutuhkan tanpa khawatir hilang atau rusak.
Selain itu, keberhasilan implementasi SPJ CERMAT juga ditopang oleh penguatan kompetensi aparatur. Melalui pelatihan teknis dan pendampingan, pegawai didorong untuk adaptif terhadap transformasi digital. Monitoring dan evaluasi berkala juga dilakukan guna memastikan sistem berjalan optimal dan berkelanjutan, sekaligus mencegah terulangnya permasalahan lama dalam pengarsipan. Manfaat yang dihasilkan dari inovasi ini tidak hanya dirasakan secara internal berupa efisiensi kerja dan penghematan waktu, tetapi juga eksternal dengan meningkatnya transparansi dan kepercayaan publik terhadap pengelolaan keuangan daerah. Pada akhirnya, SPJ CERMAT diharapkan dapat menjadi salah satu praktik baik dalam mendukung transformasi digital pemerintahan serta sejalan dengan kebijakan nasional Satu Data Indonesia